Forbedring av Mattilsynets effektivitet og arbeidsprosesser med Talentech rekrutteringsløsning

Mattilsynet rekrutterer årlig mellom 80 og 100 stillinger, og ser ofte etter ressurser med kompetanse innen fiskehelse, dyrehelse, mattrygghet og lignende. De har brukt Talentech sitt produkt Webcruiter siden 2013 og har derfor vært gjennom overgangen fra gamle til nye Webcruiter, samt endringene i personvernforordningen. Ansettelsesansvarlig John Arne Elstrand Kjøllesdal har tatt på seg ansvaret for at hverdagen til enhetsledere og rekrutteringsansvarlige i Mattilsynet skal være så enkel som mulig og at flyten skal være så sømløs som mulig for kandidater og enhetsledere.

90% tidsbesparelse

Det har skjedd mye i tiden Mattilsynet har vært med oss, og John Arne har vært en sterk bidragsyter på hva som bør være med i systemet og hva som er viktig for de som bruker det daglig:

- Det har vært gøy å følge med på utviklingen! Det har skjedd mye og det har skjedd fort. For min del har det også vært utrolig gøy å få være med å påvirke noen av endringene gjennom workshops o.l.

Vi oppfordrer John Arne til å trekke frem noe han liker ekstra godt med Webcruiter og som har vært avgjørende for at Mattilsynet fortsatt bruker systemet i dag:

Mattilsynet har også vært synlig på Webcruiters årlige Brukerforum og John Arne legger til at det også har vært en faktor:

- Brukerforum er jo en helt genial sak for oss som jobber med rekruttering. Foredragene er stort sett veldig bra, men det er litt av den der praten vi har i pausene som utgjør en forskjell. Jeg pleier å ha med meg en av de andre HR-rådgiverne for å få noen tips og triks og litt faglig påfyll.

Innføring av Intervjubookingsmodulen

John Arne forteller at han er veldig opptatt av at lederne skal ha gode verktøy og ting som forenkler hverdagen deres. Da var det egentlig ikke noe spørsmål om de skulle ha Intervjubookingsmodulen da den ble lansert:

- Vi hadde egentlig ikke hatt noen diskusjon på det. Det var egentlig jeg som følger veldig mye med på hva slags moduler som kommer ut osv. Dette var noe jeg presenterte for min sjef om muligheter og mulig innsparinger, for det er ikke noen dyr modul. Her var det masse muligheter for innsparing.

Noe av det som avbrøt flyten for Mattilsynet var intervjuinnkallelse og booking av intervjuer:

- Veldig ofte ble det en ringerunde og man laget seg en liste over hvem man ville ha med seg, og leder gikk inn i kalenderen for å sette opp mulige tidspunkt. Det blir veldig fort mye ekstraarbeid med det. Nå kan man gå inn og bare sette opp tidspunkt for alle og de kan gjøre det selv. En relativt liten sak, men en ekstrem forenkling fra tidligere.

Enkel implementering og enkel i bruk

I Mattilsynet er det lederne selv som lager annonsene, mens HR legger de ut og ferdigstiller de. Derfor er det viktig at hvert steg i systemet må være intuitivt og enkelt.

- Systemet er enkelt å bruke og lederne er godt kjent med det. Når det gjelder intervjubookingen så er modulen veldig lett å ta i bruk. Det største "problemet" var vel egentlig å gi tillatelse til Outlook-kalenderen sin, men dette er en bagatell. Men det er er veldig oversiktlig og modulen er jo omtrent selvforklarende. Jeg har fått tilbakemelding fra regionene og hovedkontorene om at dette har vært sømløst og et hjelpemiddel som har vært til stor hjelp."

Mattilsynet er i dag 1300 ansatte og har i gjennomsnitt 80 ansettelser i året. Dette utgjør ganske mange intervjuer i året og ganske mye tid spart ved bruk av intervjubookingsmodulen.

* Saken er skrevet basert på svar gitt September 2019 av John Arne Ehlstrand Kjøllesdal