Forma din rekryteringsprocess som ett proffs

Händelsemotorn är ett smidigt verktyg för att automatisera ett par eller flera steg i rekryteringsprocessen, t.ex genom att ha en gallring för att undvika att manuellt hantera kandidater som inte matchar grundkraven för projektet.

Smidigast är att skapa en mall för vad man vill att händelsemotorn ska göra då det är bra att ha en ordentligt planerad process för hur den ska fungera (ett tips är att rita upp en skiss kring hur man vill att den ska fungera).

Om det finns en färdig mall att använda behöver du bara välja den i listan till höger och klicka på "Tillämpa mallen", därefter är du klar och händelsemotorn kommer köra på som planerat. 

Ska du sätta upp en händelsemotor så finns det lite grejer att tänka på.

Vilken händelse ska motorn reagera på?

Händelsemotorn börjar alltid med att reagera på en händelse i systemet. Det finns i nuläget fem händelser som den kan reagera på:

• Jobbansökan skickades (Aktiveras när en kandidats ansökan kommer in i systemet)
• Jobbansökan uppdaterades (Aktiveras om kandidaten uppdaterar sin ansökan)
• Flyttades till en mapp (Här väljer man vilken mapp det gäller, därefter aktiveras den när en kandidat flyttas till den mappen)
• Flyttades från en mapp (Här väljer man vilken mapp det gäller, därefter aktiveras den när en kandidat flyttas från den mappen)
• Kandidattest slutfördes (Aktiveras när ett test slutförs)

Vilka regler gäller för händelsen?

Efter att man valt en händelse så ska man välja vilka regler som den händelsen ska utgå från. 

Man skriver själv in en titel man tycker passar, t.ex "Uppfyller inte grundkrav".

Därefter finns ett alternativ för vad som händer efter att åtgärderna har genomförts.

Man kan antingen välja "Fortsätt med efterföljande regler", som då fortsätter att köra igenom händelsen och ser om matchar nästa regel, eller "Hoppa över efterföljande regler och gå direkt till 'Gör alltid detta'". Det kan användas om man t.ex har en regel att kandidaten behöver en viss typ av körkort. Om kandidaten då har svarat att de saknar det så behöver motorn inte kolla igenom de andra svaren, utan kan direkt gå vidare till steget "Gör alltid detta".

Det finns även två alternativ som hanterar händelsen för varje åtgärd. De är 

"Tillåt händelsemotorn reagera på åtgärden som en ny händelse" och "Förhindra att händelsemotorn reagerar på åtgärden som en ny händelse".

Om man valt att tillåta händelsemotorn att reagera på händelsen så kommer motorn kunna reagera på vidare om en kandidat t.ex flyttas till en ny mapp enligt de åtgärder man valt.

Har man valt att förhindra att den reagerar så kommer den genomföra åtgärderna i den regel som aktiverats, men behöver sedan hanteras manuellt, även om den flyttas in i en mapp som har en aktion från händelsemotorn kopplad till sig.

Efter att ha valt en titel så väljer man vilka villkor som måste stämma för att åtgärder ska genomföras. Där kan man t.ex välja vilka svar som behöver ha kryssats i i urvalsfrågorna för att åtgärderna ska ske.

Efter att ha valt villkor så kommer man till Åtgärder.

Där kan man välja vad som ska ske utifrån de villkor man valde tidigare, du kan även välja mer än en åtgärd (exempelvis flytta kandidaten till en ny mapp och skicka ut ett mail).

De alternativ för åtgärder som finns är:

• Flytta kandidat till mapp (Flyttar kandidaten till en mapp man valt ut)
• Skicka email (skickar ett email till kandidaten, man kan välja en färdig mall att skicka eller skriva in ett specifikt meddelande för händelsemotorn. Det går även att välja en fördröjning på mailet om man vill att det inte ska skickas direkt regeln matchar). 
• Lägg till taggar (om man använder taggar på sina kandidater kan man här skriva in vilka som ska läggas till på kandidaten)
• Sätt status (sätter status på kandidaten, såsom aktiv, refuserad men intressant i andra uppdrag eller avslag)
• Skicka testinbjudan (Skickar ut tester enligt de inställningar man anger, om man har en testfunktion integrerad)
• Delge användare uppdrag (Skickar ut en uppgift att genomföra för en specifik användare på eran sida eller t.ex en konsult som hjälper till)

Gör detta när inga regler matchar

Beroende på hur man bygger upp händelsemotorn kan man göra så att det även finns åtgärder som utförs om ingen regel innan har aktiverats.

Gör alltid det här

Här kan man lägga in en funktion som alltid genomförs så länge händelsen har aktiverats. Det kan tillexempel användas om man vill att det alltid skickas ut ett mail där man ber kandidaten lämna en intresseanmälan eller liknande.

Bra att tänka på

Om man har flera tester som ska köras igenom så är det bra att som villkor lägga in att man behöver minst 1 poäng på samtliga tester som används och ger poäng, så riskerar man inte att kandidater får avslag när de gjort det första testet eftersom nästa test inte genomförts.

Beskrivning

Schemaläggaren för intervjuer är en ny funktion som synkar kundens kalender med ReachMee, vilket gör det enklare att schemalägga, hantera och genomföra intervjuer.

Den erbjuder smarta tidsförslag samt online-möten med olika plattformar. 

Detta förenklar intervjuprocessen för både rekryterare och kandidater!

Vad är värdet med funktionen?

Schemaläggaren erbjudan en märkbar förbättring för er genom att göra flödet för intervjuprocessen mer strömlinjeformad och förbättra effektiviteten:

1. Tidsbesparande: Den automatiska kalendersynken och de föreslagna tillfällena förminskar tiden som behövs för att schemalägga, göra eventuella ombokningar för tillfällen som inte passar samthantera intervjulogistiken.
   
   
2. Förbättrad organisation: Genom att centralisera schemaläggning med er ATS och automatiskt uppdatera kalendrar så undviker ni lätt dubbelbokningar eller misstag, vilket gör processen smidig.
   
   
3. Flexibel schemaläggning: Möjligheten att bjuda in både externa och interna deltagare, även utan kalendersynk, förbättrar flexibiliteten och anpassningsmöjligheten för era behov. 

Sammanfattningsvis förbättrar den här funktionen anställningsprocessen genom att göra den mer effektiv, organiserad och kandidatvänlig.

Hur funkar det?

För att få den bästa upplevelsen behöver användare synka sina kalendrar. 

Detta för att få föreslagna tillfällen, ta bort/lägga till intervjuer automatiskt, se tillgänglighet för andra användare samt använda online-verktyg. 

FYI! Föreslagna tillfällen som gjorts i den gamla kalendern kommer inte att synas i den nya kalendern. För närvarande måste du växla mellan den gamla och den nya kalendern för att se de föreslagna tillfällena.

Synka användare

Första steget är att bjuda in användare till att synka sina kalendrar.

Gå till Admin, klicka på Konto och Administrera systemanvändare. Här kommer du se alternativet "Kalendersynk":

När du klickar på "Kalendersynk" så får du en lista på användare, där du kan bjuda in, se status för synken samt filtrera på statusen om fler inbjudningar behövs:

Du kan enkelt välja alla användare och skicka ut inbjudningar:

Om det är några valda användare som saknar e-mail kommer detta visas för användaren:

Skicka intervjubokningar

Nu när användarna har synkats så är vi redo att bjuda in kandidater. 

På kandidatlistan kan du välja en eller fler kandidater:

Du kan nu skapa din intervju: 

När du väljer deltagare som har synkat sina kalendrar så får du föreslagna tillfällen och kan se om de är tillgängliga:

Du kan även dra tillfällena till nya tider samt expandera eller minska tiden tillfället är satt att ta, och sedan klicka på plus-tecknet för att lägga till tillfället. Om du vill ta bort tillfället kan du även klicka på minus-tecknet.

När du väljer var intervjun ska ske kan du välja mellan en plats eller online:

Platser kan hanteras direkt i inbjudan av samtliga användare, så de kan välja/lägga till/ta bort utifrån behov:

De kan även välja att ha ett möte online, men då måste den som skapar tillfället ha synkat sin kalender för att kunna välja det:

När de här valen är gjorda är nästa steg att skicka ett mejl:

Användaren som skapar och skickar inbjudan blir en viktig detalj i kandidatkommunikationen. Den använder kommer vara kontaktpersonen i e-post och kommer vara den som får notifieringar om kandidater tackar nej eller avbryter inbjudan. 

Användarupplevelse

Synkade användare:

• Får notifieringar om bokade möten
  
  
• Får notifieringar om inställda möten
  
  
• Bokade/inställda möten läggs till/tas bort automatiskt
  
  
• Har möjligheten att skapa online-möten

Osynkade användare:

• Får notifieringar om bokade möten
  
  
• Får notifieringar om inställda möten
  
  
• Får ett mail med kalendertillfälle för att lägga till tillfället och behöver ta bort möten manuellt om inställda
  
  
• Kan inte skapa online-möten

Kandidatupplevelse

De inbjudna kandidaterna får nu ett mail med en länk för att välja tillfälle.

Här kan de välja tillfällen eller indikera att inget tillfälle fungerar:

Om det inte är något tillfälle som fungerar så kan kandidaten lämna ett meddelande som användarna kan se inne i ReachMee.

När ett tillfälle valts får kandidaten en bekräftelse med möjligheten att lägga till tillfället i sin kalender:

Kandidater kan även ställa in intervjun, om något ändras så de inte kan delta.

När man ställer in ett möte kan kandidaten lämna en kommentar kring vad det beror på, så de kan ta ställning kring hur det ska hanteras:

Se intervjubokningar

För att få översikt på intervjubokningar kan man enkelt gå in i kalendervyn, där både tillfällen och accepterade bokningar kan hittas:

När man klickar på en bokad intervju kan man se viktiga detaljer, så som när, var och vem som kommer delta:

Tillfällen utan bokningar ser ut så här:

Behöver man ta bort ett tillfälle så kan man även göra det enkelt här:

Bokade tillfällen kan även ses i kandidatöversikten, där man kan klicka på mötet för att komma åt en översikt:

Nya/tidigare version

Nya och gamla kalenderfunktionerna kan dessvärre inte samspela. Dvs, gamla intervjubokningar syns inte i nya kalendern.
Rekommenderat är att men arbetar klart i gamla kalendern när det gäller pågående rekryteringar och använder nya kalendern för nya bokningar.

Under provperioden, innan vi konverterar samtliga system till den nya funktionen, så kan man växla mellan den nya och den tidigare versionen av kalendern här: