Epona helpt dagelijks duizenden professionals door bedrijfsprocessen te optimaliseren met eersteklas IT-producten, zoals AI-gestuurde document- en casemanagement, Microsoft 365-integratie en geavanceerde kennistools. Dit doet Epona met name voor advocatenkantoren en juridische afdelingen van corporates.
Sinds de oprichting in 1993 is het bedrijf uitgegroeid tot een marktleider in Legaltech, actief vanuit Nederland, Denemarken, Portugal en de Verenigde Staten, en bedient het ongeveer duizend klanten wereldwijd.
In deze case study spraken we met Jeanette Dekker, Head of HR bij Epona, over de keuze voor Talentech en de voordelen die deze keuze voor Epona met zich meebrengt.
Naast hun innovatieve software, zoals Document Management Systemen (DMS) die juridische teams helpen slimmer en efficiënter samen te werken, groeide Epona internationaal snel. Als middelgrote organisatie en groeiende, verspreid over vier landen, was het duidelijk dat HR-processen moesten meegroeien.
In Denemarken werkte Epona al succesvol met Talentech voor recruitment. Na een internationale merger besloot het bedrijf deze sterke basis verder uit te breiden. In de overige landen ontstond de behoefte aan één centraal platform dat niet alleen recruitment stroomlijnt, maar de volledige employee journey ondersteunt - van sollicitatie tot uitdiensttreding, veilig, efficiënt en volledig AVG-conform.
De uitdaging: versnippering aanpakken
Voor de uitrol in Nederland werkte Epona nog zonder centraal HR- of recruitmentsysteem. Processen liepen via verschillende portals, waren handmatig en daardoor foutgevoelig. Voor een organisatie met een juridische focus, waar veiligheid, privacy en compliance cruciaal zijn, was dat geen duurzame situatie. Epona herkende die uitdaging en wilde de kwaliteit en veiligheid waar hun klanten op vertrouwen ook intern kunnen waarborgen.
Daarnaast maakt het kunnen voldoen aan huidige wet- en regelgeving het makkelijker om alle landen te verbinden in één overzichtelijk, AVG-conform systeem dat zowel HR als recruitment professioneel ondersteunt.
De oplossing: één platform voor de hele employee journey
Met de keuze voor Talentech kon Epona al hun HR-processen samenbrengen in één veilig en internationaal inzetbaar systeem. Het platform ondersteunt elke stap in de loopbaan van een medewerker - van sollicitatie tot uitdiensttreding - volledig AVG-conform. Daarbij houdt het rekening met internationale inzetbaarheid, bijvoorbeeld door lokale feestdagen zichtbaar te maken. En het is eenvoudig en intuïtief in gebruik zowel voor HR en managers als voor de medewerkers.
Het implementeren van een nieuw, internationaal platform kan voor organisaties een uitdaging zijn, maar Epona pakte het zorgvuldig aan. Door medewerkers stap voor stap mee te nemen in het project tijdens maandelijkse town halls raakten zij snel vertrouwd met het systeem. Managers kregen toegang binnen hun eigen teams, wat meteen zorgde voor meer overzicht, betrokkenheid en eigenaarschap - en voor enthousiasme binnen de organisatie.
Impact: sneller, overzichtelijker en veilig, voor iedereen
Het platform zorgt ervoor dat iedereen profiteert van een sneller, overzichtelijker en veiliger proces. HR, managers, kandidaten en medewerkers werken allemaal binnen één centraal systeem, waardoor elke stap in het recruitment- en HR-traject eenvoudiger, transparanter en efficiënter wordt.
HR en managers
Recruitment, dat vroeger tijdrovend en versnipperd was, verloopt nu volledig centraal en inzichtelijk. Vacatures, kandidaten en statussen zijn real time zichtbaar, waardoor managers zelfstandig acties kunnen ondernemen en sneller beslissingen nemen.
“Recruitment is normaal gesproken erg tijdsintensief. Met Talentech is dat proces veel eenvoudiger geworden.”
Jeanette Dekker
Head of HR, Epona
Kandidaten
Kandidaten ervaren een professionelere en snellere sollicitatie-ervaring. Automatische replies zorgen dat niemand zonder antwoord blijft, en aangenomen kandidaten doorlopen een naadloze overgang naar onboarding en HR-administratie - zonder dubbele invoer of losse documenten.
Medewerkers
Medewerkers hebben direct toegang tot hun digitale personeelsdossier, van contracten tot aanvragen en ontwikkelgesprekken. Alles gebeurt veilig en AVG-conform, wat rust en vertrouwen biedt.
“We zijn nog bezig met de uitrol van AI, maar wat ik heel fijn vind, is dat alles binnen het Talentech-platform blijft. Er gaat niets naar buiten en dat voelt veilig.”
Jeanette Dekker
Head of HR, Epona
Het resultaat: een future-proof HR-fundament
Met Talentech verloopt alles bij Epona nu gestroomlijnd en efficiënt:
- Recruitment, onboarding en HR zijn volledig gekoppeld, weinig handmatig werk
- Contracten worden automatisch gegenereerd, verstuurd en opgeslagen
- Nieuwe medewerkers doorlopen een automatische, naadloze onboardingflow
- Managers hebben real time overzicht van teams en vacatures
- Centralisatie en AVG-conforme verwerking verminderen risico’s op fouten
“Met Talentech kun je eigenlijk de volledige employee journey afdekken. Van recruitment naar onboarding, contractondertekening en HR-administratie: alles loopt automatisch door zonder dat ik gegevens handmatig hoef in te voeren. Dat volledige end-to-end proces is voor mij echt een plus.”
Jeanette Dekker
Head of HR, Epona
Door recruitment, onboarding en HR-administratie te combineren in één internationaal inzetbaar en AVG-conform platform, heeft Epona een toekomstbestendige HR-oplossing neergezet. Een systeem dat groei ondersteunt, processen versnelt en zowel medewerkers als kandidaten een professionele en consistente ervaring biedt. Hierdoor loopt Epona niet alleen voorop met hun producten, maar ook in de manier waarop ze met hun (toekomstige) personeel omgaan.
Epona deed het!
Ontdek nu wat Talentech voor jou kan bieden op het gebied van recruitment, HR en onboarding.
Lees meer succesverhalen van klanten
Gabriel professionaliseert zijn HR-processen met een intuïtief en GDPR-compliant HR-platform
Preboarding met ManpowerGroup UK
Vorige slide