Effektiviser rekrutteringsprosessen din

Event Engine er et smart verktøy som hjelper deg å automatisere ett eller flere steg i rekrutteringsprosessen. For eksempel kan du sette opp regler slik at du slipper å håndtere kandidater manuelt hvis de ikke oppfyller grunnleggende krav for et prosjekt.

Den enkleste måten å komme i gang på, er å lage en mal for hva du ønsker at Event Engine skal gjøre. Det lønner seg å ha en godt planlagt prosess på plass (et tips er å skissere et flytskjema for hvordan du vil at det skal fungere).

Har du en ferdig mal tilgjengelig, kan du ganske enkelt velge den fra listen til høyre og klikke «Bruk mal». Da er du i gang, og Event Engine vil kjøre som planlagt.

Hva bør du vurdere når du setter opp Event Engine?

Hvilket hendelse skal Event Engine reagere på?

Event Engine starter alltid med å reagere på en hendelse i systemet. Foreløpig kan den svare på fem typer hendelser:

• Søknad sendt inn (utløses når en kandidat legger inn en søknad i systemet)
• Søknad oppdatert (utløses når en kandidat oppdaterer søknaden sin)
• Flyttet til mappe (utløses når en kandidat flyttes til en bestemt mappe du velger)
• Flyttet fra mappe (utløses når en kandidat flyttes ut av en bestemt mappe du velger)
• Test fullført (utløses når en test er ferdigstilt)

Hvilke regler skal gjelde for hendelsen?

• Etter å ha valgt en hendelse, setter du opp reglene som gjelder for den.

• Du kan gi regelen et navn som gir mening, f.eks. «Oppfyller ikke grunnkravene».

• Du kan velge hva som skjer etter at handlingene er utført: Fortsett med neste regel – systemet sjekker om hendelsen også matcher andre regler. Hopp over neste regel og gå direkte til «Alltid gjør dette» – nyttig hvis kandidaten ikke oppfyller et absolutt krav (f.eks. mangler førerkort)

Hvordan håndteres handlinger i regelen? Det finnes to alternativer:

• «Tillat at Event Engine behandler handlingen som en ny hendelse»
• «Forhindre at Event Engine behandler handlingen som en ny hendelse»

Hvis du tillater det, kan motoren fortsette å reagere – for eksempel hvis en kandidat flyttes til en ny mappe basert på handlingen du har satt opp. Hvis du forhindrer det, fullfører motoren regelen men stopper der, og krever manuell håndtering dersom kandidaten senere flyttes til en annen mappe med Event Engine-regler.

Når du har navngitt regelen, velger du hvilke betingelser som må være oppfylt for at handlingene skal utløses. For eksempel kan du sette betingelser basert på kandidatens svar på utvalgsspørsmål.

Neste steg er å definere handlingene.
Her bestemmer du hva som skal skje når betingelsene er oppfylt. Du kan velge flere handlinger, for eksempel flytte en kandidat til en ny mappe og sende dem en e-post.

Tilgjengelige handlinger inkluderer:

• Flytte kandidat til mappe (flytter kandidaten til en valgt mappe)
• Sende e-post (sender en e-post til kandidaten. Du kan velge en ferdig mal eller skrive en egen melding. Du kan også legge inn en forsinkelse hvis e-posten ikke skal sendes umiddelbart)
• Legge til tagger (hvis du bruker tagger på kandidater, kan du spesifisere hvilke som skal legges til)
• Sette status (setter kandidatens status, f.eks. Aktiv, Avslått men aktuell senere, eller Ikke interessert)
• Sende testinvitasjon (sender ut en test basert på integrasjonsinnstillingene dine)
• Tilordne oppgave til bruker (sender en oppgave til en bestemt bruker i teamet ditt, eller en ekstern konsulent)

Gjør dette når ingen regler passer 
Avhengig av hvordan du bygger Event Engine, kan du også angi handlinger som skal utføres dersom ingen regler blir utløst.

Alltid gjør dette

Her kan du legge til en handling som alltid utføres når hendelsen utløses. For eksempel kan du alltid sende en e-post og be kandidater legge inn en åpen søknad.

Tips å huske på

Hvis du bruker flere tester, er det lurt å legge inn en betingelse om minst 1 poeng på alle tester som genererer score. På den måten unngår du at kandidater blir avvist etter første test, før de har fullført resten.

Kort beskrivelse

Interview Scheduler er en ny funksjon som synkroniserer brukernes kalendere med ReachMee, og gjør det enklere å planlegge, administrere og gjennomføre intervjuer.

Den tilbyr smarte tidsforslag og støtter digitale møter på ulike plattformer.

Dette forenkler intervjuprosessen både for rekrutterere og kandidater.

Hvordan fungerer det?

For å få best opplevelse må brukerne synkronisere kalenderne sine. Dette gir foreslåtte tidspunkter, automatisk opprettelse/fjerning av intervjuer, mulighet til å se andres tilgjengelighet og bruk av digitale verktøy.

Synkroniser brukere

Første steg er å invitere brukere til å synkronisere kalenderne sine.

Gå til Admin, klikk på Konto og Brukere. Her vil du se alternativet «Kalendersynk»:

Når du klikker på Kalendersynk, får du en ny liste over brukere, hvor du kan invitere, se status for synk og filtrere på status dersom flere invitasjoner trengs:

Du kan enkelt velge alle og sende invitasjonen:

Hvis noen av de valgte brukerne ikke har e-post, vil vi vise dette til brukeren:

Send intervjueinvitasjoner

Når brukerne er synkronisert, er vi klare til å begynne å invitere kandidater.

På kandidatlisten kan du velge én eller flere kandidater:

Du begynner nå å opprette intervjuet:

Når du velger deltakere som har synkroniserte kalendere, vil du få foreslåtte tidspunkter og kunne se om de er tilgjengelige:

Når du velger hvor møtet skal være, kan du bestemme sted eller digitalt møte:

Steder kan administreres direkte i invitasjonene av alle brukere, slik at de kan velge/legge til/fjerne som de ønsker:

De kan også velge å ha et digitalt møte, men da må arrangøren ha synkronisert kalenderen sin for at du skal kunne velge det:

Når disse valgene er lagt til, er neste steg å sende e-posten:

Brukeropplevelse

Synkroniserte brukere:

• Blir varslet om bookede møter

• Blir varslet om kansellerte møter

• Får møter automatisk lagt til og fjernet

• Kan være arrangør av digitale møter

Ikke-synkroniserte brukere:

• Blir varslet om bookede møter

• Blir varslet om kansellerte møter

• Får en kalenderavtale som må legges inn manuelt og fjernes manuelt ved kansellering

• Kan ikke være arrangør av digitale møter

Kandidatopplevelse

Inviterte kandidater får nå en e-post med en lenke til å velge et tidspunkt.

Her kan de velge eller gi tilbakemelding om at det ikke finnes passende tidspunkter:

Hvis ingen tidspunkter passer, kan kandidaten legge til en kommentar som brukere kan se inne i ReachMee:

Når kandidaten velger et tidspunkt, får de en bekreftelse og mulighet til å legge det til i kalenderen sin:

Kandidater kan også kansellere intervjuet hvis de ikke kan delta som forventet.

Ved kansellering kan kandidaten legge til en kommentar for å hjelpe rekrutterere med å vite hva de bør gjøre videre:

Se intervjubookinger

Oversikten over rekrutteringsintervjuene finnes enkelt i kalendervisningen, hvor både bookede og aksepterte vises:

Når du klikker på intervjuet for et akseptert møte, kan du se alle viktige detaljer som når, hvor og hvem som skal delta:

Intervjuer som ennå ikke er valgt, vises slik:

Og hvis det er nødvendig å fjerne et tidspunkt, kan du enkelt gjøre det direkte her:

Aksepterte intervjuer finnes også på kandidatens profil, hvor du kan klikke på møtet for å gå til den fullstendige oversikten:

Ny/forrige versjon

I perioden hvor det er mulig å prøve funksjonen før vi konverterer alle til den nye, kan du bytte mellom ny og tidligere versjon her: