Talentech onboarding guide – 10 steg för en perfekt första vecka

Visst ni att hela 40 procent av personalomsättningen sker under de första sex månaderna av anställning?

Men visste ni också att en bra onboardingprocess har visat sig öka bibehållandet med upp till 82 procent?

Det är skälet till att den första veckan på ett nytt jobb är så viktig. 

I den här korta guiden beskriver vi vår 10-stegsprocess för att sätta upp en fantastisk första vecka för era nyanställda – som resulterar i mer engagerade och produktiva medarbetare som stannar hos er längre.

Steg 1
Samla in idéer från medarbetare som upplevt er onboarding

Ibland är den främsta källan för kreativa onboarding-idéer precis framför era ögon.

Era existerande medarbetare är de som personligen har upplevt er onboarding och många av dem har en uppsjö av förslag på hur den kan bli större, bättre och mer engagerande.

Så varför inte välkomna all denna fantastiska input?

Skapa ett frågeformulär för alla medarbetare som börjat hos er det senaste året. Fråga dem vad de uppskattade, vad de tyckte var sämre, vad som fick dem att känna sig hemma och om det fanns någon person som de tycker skulle ha varit en del av processen. Fråga dem vad de själva skulle ha valt att göra annorlunda. Gör frågeformuläret helt anonymt så att de kan vara helt och hållet transparenta.

Steg 2
Skapa en agenda för första veckan

Ni vet känslan…

Första dagen på jobbet, du är nervös, men samtidigt laddad och redo att ge allt! Men du har ingen aning om vad som kommer att hända under dagen utöver att du ska träffa en viss person på ett utsatt klockslag. 

Kunskap är makt, så var noggranna med att göra en tydlig agenda för första veckan som ni delar med nyanställda i förväg så att de kan vara förberedda och redo att sätta igång från dag ett.

Samla alla fantastiska idéer som ni fick ihop i Steg 1 och planera en första vecka som är rolig, engagerande och som fokuserar på kommunikation över avdelningarna.

Steg 3
Sätt rätt förväntningar redan från start

Innan ni delar den genomtänkta första vecka med er nyanställda, var tydlig med vad de kan förvänta sig av veckan och även vad ni har för förväntningar på dem.

Har ni informerat om start- och sluttider och annat praktiskt?

Se till att ni och den nyanställde är synkade när det är dags för dag ett.

Steg 4
Inkludera alla relevanta parter

Onboarding för nya medarbetare är inte en process som ägs enbart av HR. Inte sällan är chefer och teammedlemmar en del av arbetet och det är viktigt att se till att alla parter är välinformerade och med i loopen.

Som ett minimum är det viktigt att den nyanställdes team är informerade om vem den nya medarbetaren är, vilket datum hen startar och har sett en bild på personen.

Ni kan även prova att använda er av en kort videohälsning från den nya teammedlemmen, som ett lättsam och roligt sätt för medarbetare att få en tydligare bild av den nya kollegan. Låter det lite för tekniskt avancerat kan ni alltid skapa ett enkelt e-mail som går ut till alla inom verksamheten med information om den nyanställde. 

Steg 5
Var öppen och ärlig med er företagskultur

När ni skapar innehåll för den nyanställda att ta del av – kom ihåg att alltid vara korrekt i er beskrivning av företagskulturen.

För samtidigt som ni vill att er nya medarbetare ska trivas och ha en fantastisk första vecka så vill ni inte utlova en grandios upplevelse som deras anställning sedan inte kan leva upp till.

Fokusera på atmosfären och det sociala livet som finns inom er verksamhet och försök att återskapa den känslan i allt ni gör.

Steg 6
Använd ett personligt tilltal

Det finns knappt någonting som är trevligare än känslan av att någon har tänkt lite extra på en – och givetvis gäller det för onboarding också. Så fundera ett extra varv kring hur ni kan skapa en unik första vecka för era nyanställda.

• Förbered deras skrivbord på ett sätt som andas er kultur. Varför inte även placera ett kort med en hälsning från teamet och förbereda en välsorterad hurts fylld med saker som är bra att ha.
• Se till att IT-avdelningen (om ni har en sådan) förbereder deras dator, email-konto och placerar andra viktiga inloggningsuppgifter i till exempel ett kuvert eller en mapp.
• Skriv ut ett organisationsschema som inkluderar den nyanställdes namn och roll. 
  

Möjligheterna är oändliga, så var kreativ! 

Steg 7
Använd er av mentorskap

Mentorskap är en välbeprövad onboarding-ingrediens. Även om det kan vara utformat på olika sätt inom olika verksamheter är kärnan oftast densamma; att koppla samman er nyanställda med en erfaren medarbetare så att den nya medarbetaren har någon att luta sig mot.

Positivt med mentorskapet är att det är enkelt att sätta upp och att det lättar en hel del av HR:s arbetsbörda när det finns ytterligare en part som den nyanställda kan ställa sina frågor till. 

Ett tips är att försöka att koppla ihop den nyanställda med en person som inte tillhör samma team. Det kommer att uppmuntra till framtida gränsöverskridande samarbeten och automatiskt få era nya medarbetare att lära känna kollegor som de kanske inte annars har en naturlig kontakt med på jobbet.

Steg 8
Starta med det praktiska

Första veckan kan vara en omtumlande upplevelse, så det är ett smart drag att mjukstarta med formaliteterna.

Exakt vad dessa består av är såklart helt beroende av hur er organisation fungerar, men ett grundläggande tips kan vara att försöka förenkla allt så mycket som möjligt till en början. Det minskar risken för att den nya medarbetaren blir överväldigad och ökar chansen för att hen har tid och kraft kvar för att lära känna sina nya kollegor. 

Steg 9
Avsätt tid för utbildning

Kunskap är viktigt, men balans är nyckeln.

Ni vill inte behöva sätta er nya medarbetare i ett rum med åtta timmars Powerpoint-presentationer, men ni vill inte heller skicka över en lite för tunn instruktionsbok som lätt förbises – så tricket är att landa någonstans mittemellan.

Arbeta med ert L&D-team för att definiera vilken information som är nödvändig för era nyanställda och schemalägg sedan utbildningstillfällen mellan dag två och fem på arbetsplatsen (försök att undvika för tunga genomgångar med nya medarbetare under dag ett om det är möjligt).

Steg 10
Ha roligt!

Ett nytt jobb ska vara spännande – så glöm inte bort att ha roligt under onboarding-processen!

• Inkludera några teambuilding-aktiviteter som bygger teamet och bryter isen.
• Bjud in till en frukost eller en fredags-aw med teamet.
• Försök att spelifiera lärandet inom er verksamhet med till exempel interaktiva quiz.

Om möjligt, försök att få allt pappersarbete klart INNAN dag ett – ingenting kan förstöra en onboardingupplevelse så mycket som torrt administrationsarbete.