Gjensidiges jakt på en stark preboarding
I över 200 år har Gjensidige försäkrat sina kunders liv, hälsa och egendom. Försäkringsbolaget Gjensidige Försäkring har över 3 700 anställda i Norge, Sverige, Danmark och Baltikum – och man är kända för sin framåtblickande rekrytering och sitt starka arbetsgivarvarumärke.
Gjensidige inledde samarbetet med Talentech för att de ville minska personalomsättningen och se till att alla nya medarbetare fick en bra start från det ögonblick anställningsavtalet undertecknats.
Felrekryteringar kan bli dyrt_
Många företag kämpar för att behålla de medarbetare man har ansträngt sig för att rekrytera. Statistik visar att upp till 31 % av alla nyanställda säger upp sig inom de första 6 månaderna efter jobbstarten. Siffrorna varierar något, men genomsnittskostnaden för att anställa en ny medarbetare ligger på cirka 30 652 kronor för en ny lågkvalificerad position och ökar till nästan två miljoner kronor för att tillsätta ledande befattningar med krav på högre utbildning. Vi vill göra skillnad. Med tanke på att Gjensidige anställer över 300 nya medarbetare per år fanns det mycket att vinna med en minskad personalomsättning bland de nyanställda. HR-specialisten Margareta Paul har varit delaktig i arbetet med att hitta en lösning:
– Vi har fokuserat på onboarding under en lång tid och varit bra på många områden. Många av våra befattningar kräver en ganska formell onboarding, särskilt inom försäljnings- och kundvårdsavdelningarna. Vi såg att det var i preboardingfasen som vi verkligen kunde göra skillnad, säger Margareta.
Preboardingens betydelse_
Gjensidige insåg att de hade en stor potential i att förbättra de nyanställdas upplevelse under den så kallade preboardingfasen, perioden mellan att kontraktet skrivs på till den första arbetsdagen.
Om det saknas en bra process för att på ett effektivt sätt introducera den nya medarbetaren för verksamheten och rollen kan detta bidra till att skapa ett dåligt helhetsintryck, och den nya medarbetaren kanske till och med börja fundera på om det var rätt att tacka ja till jobbet.
– Även om många av våra ledare förstod vikten av en bra preboardingprocess var det också tydligt att några inte riktigt insåg hur viktigt det är att alla nyanställda får en bra preboarding, eller hade tid att säkerställa detta", säger Margareta.
"Vi vill se till att alla våra nya medarbetare får en bra start när de kommer till Gjensidige, oavsett deras befattning"
Margareta Paul, HR Konsulent
Att välja rätt verktyg_
Gjensidige utvärderade mycket noggrant de olika system som finns tillgängliga på marknaden och fastnade till slut för Talmundo.
– Det var det system som vi ansåg var bäst lämpat att hjälpa oss med vår preboarding. Det verkade vara lätt att använda, engagerande för den nya medarbetaren och användbart i flera länder, säger Margareta.
Med Talmundo hanteras preboardingaktiviteter via en interaktiv app som görs tillgänglig för alla nyanställda. HR skapar innehåll i "adminportalen", och detta innehåll levereras sedan till de nya medarbetarna vid relevanta tillfällen under deras introduktionsresa, tillsammans med e-postpåminnelser för att behålla deras engagemang. Samtidigt får chefer och andra berörda e-postmeddelanden för att slutföra viktiga aktiviteter på deras sida, som att förbereda ett välkomstpaket eller schemalägga ett introduktionsmöte före start.
"Att kunna hantera innehållet själva och inte behöva ändra varje resa från fall till fall har varit mycket positivt."
Margareta Paul, HR Konsulent
Implementering på rekordtid_
Gjensidige skaffade Talmundo i september 2019 och började använda sin preboarding-lösning i december samma år. Deras projektteam samarbetade med Talmundos onboardingexperter för att skapa en skräddarsydd upplevelse som kombinerar genomarbetad strategi, engagerande innehåll och interaktiva resor – allt på mindre än tre månader.
Framgång redan från start_
Gjensidige använder flera av Talmundos interaktiva funktioner, bland annat den virtuella kontorsvisningen i 360 grader, feedback, "pulsmätningar" och alternativet "Introducera dig själv". Särskilt innovativa har de varit i sin användning av Talmundos anpassningsbara inlärningssidor – en flexibel funktion som ger administratörer möjlighet att skapa dynamiskt och personligt innehåll direkt i appen. Gjensidige-teamet har använt detta för att skapa ett brett utbud av intressant innehåll – från företagets historia och värderingar till roliga detaljer, ett företagslexikon och en engagerande välkomstfilm.
Innehållet levereras sedan till de nyanställda vid viktiga tillfällen längs preboarding-tidslinjen.
"Vi uppskattar flexibiliteten som Talmundo erbjuder när det gäller vilken information som görs tillgänglig för de nyanställda och vid vilken tidpunkt saker sker, och att vi själva kan anpassa informationen vid behov."
Margareta Paul, HR Konsulent
Vid horisonten_
Redan idag tillför Gjensidige ett stort mervärde för sina nyanställda. Nyligen har de också börjat involvera cheferna ännu mer i preboarding-processen – man förmedlar viktig information genom utbildningswebinarier som är utformade för att skapa ett långsiktigt engagemang med appen. I framtiden finns många möjligheter och Gjensidige ser fram emot att steg för steg introducera ytterligare funktioner, till exempel en digital chatbot som besvarar de nya medarbetarnas vanliga frågor dygnet runt, alla dagar!