5 syytä, miksi systemaattisessa kompetenssien hallinnassa on järkeä
Näin autat työntekijöitäsi saavuttamaan täyden potentiaalinsa
Yrityksen tärkein voimavara ovat tietysti sen työntekijät ja heidän osaamisensa niin yksilö- kuin kollektiivisella tasolla.
Pysyäkseen kilpailukykyisenä yrityksen on jatkuvasti varmistettava, että käytettävissä on oikeat kompetenssit toimialaan, markkinaan sekä liiketoiminnan ydinalueisiin nähden.
Ja juuri tässä asiassa kompetenssien hallinta astuu kuvaan.
Yrityksiä, jotka työskentelevät systemaattisesti kompetenssien hallinnan parissa, yhdistää usein moni tekijä:
- Käytössä on selkeästi määritelty kokoelma kompetensseja, joiden tarkoituksena on selkeyttää tavoitteita organisaatio-, osasto- sekä työntekijätasolla.
- Tämän pohjalta määritellään tavoitteet osaamisen kehittämisen suhteen. Tavoitteihin pyrkii niin yritys kuin sen yksittäinen työntekijäkin. Keskiössä olevat teemat ovat ammatillinen kehittyminen ja edistyminen.
- Odotukset kompetenssien kehittämisestä voidaan selkeästi kommunikoida esimiehen ja alaisen välillä. Näin kumpikin osapuoli tietää, mitä kohti pyritään ja miksi.
- Olemassaolevan ja puuttuvan osaamisen tunnistaminen on helppoa. Tämä vuorostaan edistää oikeiden kompetenssien käyttämistä.
- Kuiluanalyysien* tekeminen on mahdollista, jolloin kompetenssien kehittäminen voidaan linjata tarkasti tavoitteita kohti.
*Kuiluanalyysi eli GAP analysis kuvaa eroa nykyisten sekä tavoiteltujen kompetenssien välillä.
Kompetenssien hallinnan huomiotta jättäminen voi puolestaan johtaa ikäviin seuraamuksiin ja suuriin kustannuksiin. Palaamme tarkemmin aiheeseen myöhemmin tässä tekstissä.
Ensimmäinen syy
Edistät yrityksen tavoitteiden saavuttamista
Monelle yritykselle oikeanlaisten kompetenssien määrittely ja niiden jatkuva saatavuuden turvaaminen on haaste. Tähän voi olla syynä se, että kompetenssien hallinnalla ei ole selkeää, strukturoitua ja loppuun asti mietittyä perustaa. HR:llä ja esimiehillä voi siksi olla vaikeuksia pysyä ajan tasalla siitä, millaista osaamista yrityksessä on tarjolla, minkä tasoista osaaminen on, onko henkilöstön kompetensseissa puutteita, onko tiimin suoriutuminen riippuvainen yksittäisen henkilön osaamisesta ja niin edelleen. Nämä vaikeudet johtavat ylipäänsä siihen, että on hankalaa arvioida, kuinka hyvin käytettävissä olevat kompetenssit toimivat strategian ja tavoitteiden kannalta. Pahimmillaan huono kompetenssien hallinta tekee yrityksestänne haavoittuvamman ja heikomman kilpailijan.
Siksi onkin tärkeää, että yrityksellä on hallussaan oikeat työkalut ja prosessit kompetenssien hallintaan. Niiden avulla voit työskennellä systemaattisesti ja kohdistaa fokus esimerkiksi juuri niihin kompetensseihin, joista on puutetta tai tavoitteiden saavuttamiseen yksittäisen työntekijän tai koko organisaation näkökulmasta. Oikeat työkalut auttavat myös suunnittelemaan, hallinnoimaan sekä johtamaan yrityksen osaamista tavoitteita palvelevaan suuntaan.
Toinen syy
Varmistat, että esimiehen ja alaisen odotukset ovat samalla viivalla
Edellä mainitun lisäksi odotusten linjaus ja määrittely on tärkeä tekijä ammattimaisessa kompetenssien hallinnassa. Systemaattinen ote kompetenssien hallinnassa auttaa takaamaan, että esimiehen ja alaisen välillä on selvät sävelet yhteisten tavoitteiden suhteen. Esimerkiksi esimiesten ja alaisten itsearviointien pohjalta voidaan havaita puutteita ja kehitystä vaativia osa-alueita. Systemaattinen kompetenssien hallinta tarkoittaa myös sitä, että työntekijällä on työkalupakissaan ne kompetenssit, mitä hänen positiossaan vaaditaan. Tämä auttaa työntekijöitä pääsemään niihin tavoitteisiin, joiden saavuttamiseksi kukin rooli on alunperin luotu.
Väärinkäsitykset ja virheet vähenevät, kun kompetenssien puutteita ja osaamistavoitteita käsitellään säännöllisesti. Eriävät odotukset ovat yleisimpiä erimielisyyksien tuottajia alaisten ja esimiesten välillä. Ne aiheuttavat lopulta myös muutakin haittaa kuin kiistelyä ja konflikteja; Työntekijöiden uniikki potentiaali ja osaaminen valuvat hukkaan, kun niitä ei hyödynnetä. Samalla työtyytyväisyys kärsii ja henkilöstön vaihtuvuus kiihtyy.
Siksi systemaattinen kompetenssien hallintatyö kannattaa – odotukset saadaan asetettua samalle viivalle säännöllisin väliajoin. Näin kehittämistoimet saadaan linjattua niin, että ne palvelevat sekä yksilöä, osastoa että yritystä.
Kolmas syy
Tarjoat sisäisiä etenemismahdollisuuksia
Useimmalle työntekijälle etenemismahdollisuudet ovat yksi suurimpia motivoivia tekijöitä – monessa tapauksessa jopa motivaation edellytys. Moni yritys kuitenkin tuskailee kokonaiskuvan muodostamisessa yksittäisten työntekijöiden osaamisesta, työsuoriutumisesta sekä potentiaalista. Siksi voi olla vaikeaa varmistaa, että yrityksen tähtiosaajille tarjotaan tarpeeksi kehittymismahdollisuuksia. Pahimmassa tapauksessa parhaat työntekijät turhautuvat ja päätyvät tavoittelemaan toivomaansa urapolkua muualta. Sitä vastoin myös huonommin suoriutuvia työntekijöitä voi olla vaikeaa identifioida.
Sitäkin suurempi syy varmistaa, että sinulla on oikea kompetenssien hallintatyökalu käytössä.
Systemaattinen kompetenssien hallinta auttaa sinua tunnistamaan yrityksenne sisäisiä etenemismahdollisuuksia – ja tarjoamaan niitä potentiaalisimmille työntekijöille. Näin sinulla on esimiehenä parhaat edellytykset jatkuvaan työntekijöiden kompetenssien, työsuoriutumisen sekä potentiaalin arvioimiseen. Voit suunnitella työntekijän etenemispolkua ja viranperimisiä, sekä sitä, että henkilöstön kompetensseja hyödynnetään optimaalisesti.
Neljäs syy
Vältät kalliit virherekrytoinnit
Kun yrityksenne palkkaa uutta työvoimaa, on välttämätöntä dokumentoida se, mitkä kompetenssit ovat välttämättömiä kussakin työnkuvassa suoriutumisen kannalta. Tämä voi kuitenkin aiheuttaa monelle yritykselle päänvaivaa, sillä tehtäväkohtaisten osaamisvaatimusten kartoittamiseen ei yleensä panosteta riittävästi. Vähäinen panostus voi johtua muun muassa siitä, ettei käytössänne ole oikeita työkaluja. Puutteelliset työkalut tai resurssit voivat johtaa kalliisiin virherekrytointeihin.
Kompetenssien hallinta auttaa näkemään yrityksen käytössä olevat ja puuttuvat kompetenssit lintuperspektiivistä. Voit esimerkiksi tutkia, mitä taitoja tietyssä tehtävässä olevilla henkilöillä on, ja sen pohjalta laatia vaatimukset uudelle työntekijälle.
Oikeilla kompetenssien hallintatyökaluilla varmistat, että teillä on:
- Selkeästi määritellyt kompetenssilistat kullekin työnkuvalle
- Tavoitteet osaamisen suhteen yritys- ja työnkuvatasolla
- Kyky asettaa eri osaamisen alueet tärkeysjärjestykseen
- Toimivat hakutoiminnot, joiden avulla voidaan tunnistaa aukot ja puutteet
- Mahdollisuus analysoida eroja nykytilanteen ja tavoitteiden välillä.
HR-järjestelmä kompetenssienhallintatoiminnolla voi siksi vaikuttaa merkittävästi yrityksenne kykyyn rekrytoida oikeat henkilöt ja vähentää virherekrytointeja.
Viides syy
Parannat tulosta
Yllä mainittujen seikkojen lisäksi yrityksenne talent management -strategia, mukaan lukien kompetenssien hallinta, voi olla elintärkeä tekijä yrityksen kannattavuuden kannalta.
Boston Consulting Groupin tekemä analyysi osoitti, että tehokasta talent managementia harjoittavien ja sitä harjoittamattomien yritysten voittomarginaalit erosivat toisistaan merkittävästi:
Yhteenveto
Yritykset eivät siis investoi HR-järjestelmiin lämpimikseen. Sijoittamalla oikeat henkilöt oikeisiin positioihin pääsette tehokkaammin liiketoiminnallisiin tavoitteisiin. Samalla kommunikaation esimiesten ja alaisten välillä tulee toimia niin, että kumpikin osapuoli on tietoinen yhteisistä kompetenssitavoitteista.
Kun käytössäsi on työkaluja, jotka auttavat analysoimaan ja suunnittelemaan kompetenssien kehittämistoimia, on myös työntekijöiden säilyttäminen ja heidän tarjoama lisäarvo helpompi maksimoida. Katsomalla kokonaiskuvaa nykyisestä ja puuttuvasta osaamisesta rekrytoit oikeat henkilöt ja vältyt hintavilta virherekrytoinneilta.
Kaikki nämä ovat tekijöitä, jotka vaikuttavat tulokseen!
Seuraava askel
Etkö ole täysin varma, millainen ratkaisu olisi paras juuri teidän yrityksenne työkalupakkiin?
Lataa ilmainen opas: Kuinka valitset yrityksellesi sopivan HR-järjestelmän.