10 vaihetta unohtumattomaan ensimmäiseen työviikkoon

Tesitkö, että huimat 40% henkilöstön vaihtuvuudesta tapahtuu ensimmäisen kuuden kuukauden aikana työsopimuksen alkamisesta?

Entäs tämän: hyvä perehdytysprosessi parantaa tutkitusti henkilöstön pysyvyyttä jopa 82%? 

Siksi ensimmäinen viikko on tärkeä.

Tämä lyhyt opas johdattaa sinut kymmenen vaiheen läpi, joiden avulla rakennat maailmanluokan perehdytyskokemuksen uuden työntekijäsi ensimmäisenä viikkona. Luettuasi tämän oppaan osaat orientoida uuden tulokkaan sitoutuneeksi, tuottavaksi sekä pidempään teillä työskenteleväksi yhteisön jäseneksi!

Vaihe 1
Kerää ideoita viime aikoina perehdytyksen läpi käyneiltä

Paras lähde luovien perehdytysideoiden keksimiseen löytyy lähempää kuin uskotkaan.

Nykyiset työntekijät ovat niitä, jotka ovat kokeneet yrityksenne perehdytysmatkan omin silmin. Monella heistä on varmasti suoriakin ehdotuksia siitä, miten perehdytystä voitaisiin parantaa entistä paremmaksi.

Mikset siis hyödyntäisi tätä korvaamatonta resurssia?

Järjestä (anonyymi) kysely viimeisen vuoden aikana joukkoonne liittyneille työntekijöille. Kysy heiltä, mistä asioista he pitivät, mikä ei ollut mieluista, mitkä asiat saivat heidät tuntemaan olonsa tervetulleeksi sekä mitä muuta perehdytykseen olisi voinut kuulua. Kysy, mitä he olisivat tehneet toisin.

Vaihe 2
Laadi yksityiskohtainen ensimmäisen viikon ohjelma

Tiedät tunteen – on ensimmäinen päiväsi uudella työpaikalla, mikä tietysti jännittää. Samalla olet innoissasi ja valmis aloittamaan työt täydellä teholla. Sinulla ei kuitenkaan ole hajuakaan, mitä sinun pitäisi tehdä sen jälkeen, kun olet tavannut HR-yhteyshenkilösi toimistorakennuksen ala-aulassa ensimmäisen päivän aamuna.

Tämä ei todellakaan ole ihanteellista.

Tieto on valtaa; Laadi siis uuden työntekijän ensimmäiselle viikolle lukujärjestys ja lähetä se hänelle etukäteen. Uusi tulokas voi tällöin valmistautua tulevaan kaikessa rauhassa ja saada lentävän lähdön ensimmäiseen työviikkoonsa.

Vedä yhteen työntekijäkyselyistä keräämäsi informaatio ja kokoa aikataulu, joka on paitsi mielenkiintoinen, mutta myös sellainen, joka korostaa osastojenvälistä yhteistyötä.

Vaihe 3
Aseta selkeät odotukset

Kun lähetät ensimmäisen viikon aikataulun uudelle työntekijälle, kerrot samalla hänelle, mitä hän voi odottaa tulevalta viikolta. Muista kuitenkin kommunikoida myös, mitä häneltä odotetaan. Oletko esimerkiksi muistanut kertoa yrityksenne pukukoodista tai työajoista?

Informoimalla näistä asioista etukäteen varmistat, uusi työntekijä on aloittaessaan samalla aaltopituudella yrityksenne käytäntöjen kanssa.

Vaihe 4
Pidä muut osapuolet ajan tasalla

Työntekijöiden perehdyttäminen ei tapahdu ainoastaan suljetussa HR-kuplassa. Yhteen perehdytysprosessiin osallistuu monta tahoa projektipäälliköistä yksittäisiin tiimin jäseniin. Siksi on tärkeää, että kaikki ovat tietoisia uuden työntekijän tulosta ja siihen liittyvästä perehdytyksestä.

Perehdytettävän tiimin on vähintäänkin tiedettävä, kuka uusi tulokas on ja milloin hän aloittaa työt.

Voit kuitenkin viedä esivalmistelut vielä askeleen pidemmälle. Kokeile esimerkiksi uuden työntekijän itsestään kuvaamaa lyhyttä esittelyvideota tai ennen töiden alkua tapahtuvaa virtuaalista tapaamista. Jos tämä kuulostaa liian tekniseltä, perinteinen sähköposti, joka tiedottaa uuden työntekijän saapumisesta, on aina paikallaan.

Vaihe 5
Kerro yrityskulttuuristanne suorasti ja rehellisesti

Kun luot perehdytysohjelmaa, muista, että sen tulee kuvastaa yrityksenne kulttuuria.

Haluat tietenkin tarjota uudelle työntekijälle mukavan ensimmäisen viikon. Älä kuitenkaan myy sellaista kokemusta, jota organisaationne ei kykene tarjoamaan arjessa.

Kuvaa mieluummin sitä ilmapiiriä ja asenteita, joita yrityksenne edustaa ja pyri tekemään kommunikaatiosta sen mukaista

Vaihe 6
Räätälöi, räätälöi, räätälöi

Harva ele tuntuu niin mukavalta kuin se, että tuntee tulleensa otetuksi huomioon. Perehdytys ei ole poikkeus. Kokeile siis tapoja, joilla voit helposti räätälöidä perehdytyksestä uuden työntekijäsi näköisen:

• Aseta hänen työpöydälleen tervetuliaiskortti hänen tulevalta tiimiltään sekä yrityksen oheistuotteita – toimistotarvikkeita unohtamatta.
• Pyydä IT-osastoa laittamaan hänen työkoneensa ja -sähköpostinsa toimintakuntoon. Voit ilahduttaa uutta tulokasta James Bond -tyylisellä, sinetöidyllä “Huippusalaista”-kirjekuorella, josta hän löytää kaikki kirjautumistietonsa.
• Tulosta organisaation rakenteesta kertova kaavio, jossa on mukana myös hänen nimensä ja tittelinsä.

Mahdollisuuksia on rajattomasti, älä siis pelkää kokeilla luoviakin ratkaisuja!

Vaihe 7
Perehdytyskummi auttaa alkumetreillä

Muistatko ala-asteen koulukummit? Menetelmä on myös työpaikkojen perehdytyksissä käytetty ja hyväksi todettu. Käytännössä perehdytyskummit voi toteuttaa monella eri tavalla, mutta periaate pysyy samana: uusin työntekijä saa kummikseen menestyvän työntekijän, jolta hän voi tarvittaessa kysyä apua.

Kummisysteemin hienous on siinä, että se on helppo käynnistää. Samalla se vähentää HR:ään kohdistuvaa painetta, kun uudella työntekijällä on käytössään toinenkin resurssi, jonka puoleen voi kääntyä.

Vinkki: kokeile osoittaa uudelle työntekijälle kummi hänen lähimmän tiiminsä ulkopuolelta. Se kannustaa osastojenväliseen yhteistyöhön ja samalla tutustuttaa toisiinsa henkilöt, jotka eivät välttämättä muuten olisi tavanneet.

Vaihe 8
Vähennä muodollisuuksia

Ensimmäinen viikko on muutenkin täynnä jännitystä, ja siksi on hyvä välttää liiallisia muodollisuuksia.

Käytännön toteutus tietenkin vaihtelee yrityksittäin (emme tietenkään tarkoita, että uutta työntekijää pitäisi kohdella epäammattimaisesti), mutta tavoitteena on saada perehdytettävä tuntemaan olonsa rennoksi ja tutustuttaa hänet uusiin työkavereihinsa.

Vaihe 9
Varaa aikaa koulutukselle

Uuden työntekijän kouluttaminen on perehdytyksen kulmakiviä, mutta vähintään yhtä tärkeää on tasapaino.

Älä siis istuta perehdytettävää suljettuun huoneeseen katsomaan Powerpoint-esityksiä kahdeksan tuntia putkeen. Ei myöskään kannata antaa pelkkää “Tervetuloa meille” esitettä ja olettaa asian olevan hoidettu. Paras lähestymistapa on tähdätä edellisten välimuotoon.

Tee yhteistyötä L&D-vastaavien kanssa, ja pyri luomaan kokonaiskuva siitä, mitä uuden työntekijän täytyy tietää, ja tarjoa tieto pienemmissä osissa pitkin viikkoa. Vältä kuitenkin raskasta koulutusputkea heti ensimmäisenä päivänä, mikäli mahdollista.

Vaihe 10
Pidä hauskaa!

Uuden työn aloittaminen pitäisi olla innostavaa – älä siis unohda perehdytyksessä hauskuutta.

• Murra jää esimerkiksi tutustumistehtävillä tai yhteishenkeä nostattavilla tiimiaktiviteeteilla.
• Järjestä tervetuliaisaamukahvit tai perjantain afterwork tiimin kesken.
• Pelillistä oppiminen interaktiivisilla testeillä.

Jos mahdollista, yritä saada kaikki uuteen työntekijään liittyvä paperityö etukäteen valmiiksi. Hallinnollinen työ heti ensimmäisen työpäivän alussa tappaa helposti tunnelman.