4 enkle trin til at holde styr på kurser og certifikater

4 trin til digital håndtering af kurser og certifikater i din virksomhed 

 

Håndtering af kurser og certifikater er ofte en opgave, som ligger hos HR og hos ledere. Men mange HR-professionelle og ledere oplever, at det kan være en ineffektiv og tidskrævende opgave at administrere medarbejdernes kurser, holde styr på kursusbudgetter og sikre gyldighed af medarbejdercertifikater.

 

Måske kan du nikke genkendende til én eller flere af nedenstående udfordringer: 

• Det tager lang tid at holde styr på kurser og certifikater?
• Det er en administrativ opgave, som fjerner fokus fra andre vigtige opgaver?
• Der er mange kurser og flere budgetter at holde styr på?
• Information og kommunikation om kurser og certifikater ligger spredt og flere steder?
• Du ved ikke altid, hvem der har hvilke certifikater?
• Gyldighed og udløb af certifikater håndteres ad hoc og skaber stressede situationer?
• Det er svært at skabe overblik over kurser og certifikater?

> Sådan behøver det dog ikke at være. I det følgende præsenterer vi 4 enkle trin til at skabe overblik og effektivisere håndteringen af kurser og certifikater i din virksomhed. 

 

#1 Overblik – saml alle informationer ét sted 

Når data og informationer om kurser og certifikater i din virksomhed ligger spredt på tværs af indbakker, systemer mv. er det næsten umuligt at skabe overblik. Derfor er første trin ganske enkelt at sikre, at alle data og informationer om dine medarbejderes kurser og certifikater ligger ét sted og håndteres ét sted.

TIP: 

Med et godt system til håndtering af kurser og certifikater, kan du samle alle data ét sted og via et dashboard nemt holde styr på dine data, som også kan eksporteres. I systemet kan du se og vedligeholde alle gyldige certifikater og se hvilke kurser der er taget mm. Det giver et samlet overblik og kan desuden give indsigt i virksomhedens indsatsområder og medarbejdernes udvikling.

#2 Skab klar struktur med kursusbudgetter    

I mange virksomheder vil der oftest være et samlet kursusbudget samt budgetter fordelt per afdeling og evt. per medarbejder. Næste trin er derfor at få helt styr på kursusbudgetterne på tværs af virksomheden. På den måde får du rammerne på plads, så du får overblik over allokerede ressourcer for virksomheden, per afdeling og per medarbejder. Det giver dig et overblik over hvilke muligheder og begrænsninger der er, som du kan planlægge efter.

Skab klar struktur med: 

• Kursusbudget for hele virksomheden
• Kursusbudget per afdeling
• Kursusbudget per medarbejder

TIP: 

Med et effektivt system til håndtering af kurser, kan du med få klik opsætte dine kursusbudgetter og løbende se, hvor meget af budgetterne der er brugt på afdelings- og medarbejderniveau.

#3 Digital proces for kursusanmodning, -godkendelse og -afvisning 

Mange virksomheder har mange medarbejdere, som hver især skal på forskellige kurser. Det kan f.eks. være som led i MUS og kompetenceudvikling og som en del af medarbejderens samlede udviklingsplan. Det kan også opstå ad hoc, på baggrund af nye udviklingsmuligheder, strategiske tiltag eller noget helt andet.

Hvorom alting er, så skal alle disse kurser og behov for kurser administreres på en god måde, så der er styr på hvilke medarbejdere, der skal på kursus og kommer på kursus.

Næste trin er derfor at sikre en velfungerende proces for:

• Kursusanmodninger for medarbejdere
• Godkendelse og afvisning af kurser og kursusanmodninger

TIP:

Med et system til håndtering af kurser, kan du lave lister over kursusudvalg på virksomheds-, afdelings- og medarbejderniveau. Du kan ligeledes gøre det muligt for medarbejdere at anmode om kurser, som digitalt kan godkendes eller afvises af lederen. Du kan også gøre det muligt for ledere at tildele kurser til medarbejdere.

 

#4 Overblik og rettidig proces for fornyelse af certifikater  

Certifikater kan være forretningskritiske og derfor er det ofte også meget vigtigt for HR og ledere at have styr på alle certifikater og sikre deres gyldighed.

Næste trin er derfor at sikre overblik og en proces for, at medarbejdercertifikater opdateres og vedligeholdes med rettidige notifikationer om udløb.

TIP:

Med et smart system til håndtering af certifikater kan du enkelt og effektivt holde styr på alle certifikater. Du kan se gyldighedsperioden direkte af medarbejderlisten, søge på certifikater og med automatiske notifikationer få besked, når et certifikat er ved at udløbe. Det gør det enkelt at:

• Fremsøge og identificere medarbejdercertifikater og tilhørende gyldighedsperiode
• Sikre rettidige notifikationer ved udløb af certifikater.
  På dit dashboard vil du også kunne se alle certifikater, der allerede er udløbet og dem der udløber om 30 dage.
• Sikre at din virksomhed aldrig står i en situation, hvor ugyldige eller manglende certifikater forhindrer virksomheden i at udføre bestemte opgaver.