VOLA effektiviserer deres rekrutteringsprocesser med Talentech

VOLA's samarbejde med Talentech startede december 2018, hvor fokus har været på anvendelsen af Talentechs rekrutteringssystem. Vi har taget en snak med Peder Nygaard og Line Bang Fasting Bauer fra VOLA for at tale om samarbejdet samt deres oplevelser med rekrutteringssystemet. Peder valgte løsningen i sin tid, hvor Line er ansvarlig for den daglige brug af systemet.

_______________________________________________________

240 medarbejdere 

150 års erfaring

_______________________________________________________

Hele grundlaget for, at VOLA gik i gang med at automatisere og effektivisere deres rekrutteringsproces var, at der skulle styr på ansøgningsflowet, hvor det primært handlede om at få sat system i de uopfordrede ansøgninger.

”Vi skøjtede rundt i persondata, og det var simpelthen ikke okay. Det handlede om at få styr på de uopfordrede ansøgninger.”

Peder Nygaard 
Fabriksdirektør, VOLA 

Der var et reelt behov for at få styr på både ansøgningerne og selve processen med at indsamle, dele, arkivere og slette ansøgninger, samt at give ansøgere svar. Da GDPR kom på banen, blev det løftestangen til at forbedre rekrutteringsprocessen. Det handlede om at skabe struktur i de uopfordrede ansøgninger, som skulle være samlet ét sted og samtidigt sikre en ensartet tilgang til at give ansøgere svar. 

Konstant men stabil udvikling

VOLA startede som en gørtlerbiks i Aarhus under navnet I.P. Lund. Firmaet har eksisteret i 150 år, og i skrivende stund er de omtrent 240 ansatte. Ligesom så mange andre brancher, er VOLA påvirket af naturlige udsving i dansk byggeri, og de har derfor justeret deres kapacitet løbende.

VOLA er i gang med at implementere et andet sproglag i rekrutteringssystemet, så det kan anvendes i datterselskaberne placeret i Australien, Seoul, London, Amsterdam, Belgien, Wien, München og Stockholm. Det engelske sproglag er primært for også strukturere processen for de europæiske ansøgere.

Om behovet for at systematisere ansøgningsprocessen i udlandet, udtaler han følgende: 

”De er lige så meget underlagt GDPR, som vi er i den danske afdeling.”

Peder Nygaard 
Fabriksdirektør, VOLA 

Optimering af processen for uopfordrede ansøgninger

At det førhen kunne være spild af tid at søge et job uopfordret hos VOLA var desværre en realitet. Derfor arbejdede VOLA hårdt på at få styr på hele processen fra A til Z.

”Det var ofte spild af tid for folk at komme forbi og aflevere en uopfordret ansøgning. Dem, der skulle bruge de uopfordrede ansøgninger, sad en sjælden gang i mellem og bladrede i fysiske, printede ansøgninger. Ved modtagelsen blev ansøgninger sendt rundt til flere personer internt, og det resulterede i, at dem, der modtog sådan en e-mail, ikke følte sig forpligtet til at svare. Så de uopfordrede ansøgninger druknede i mængden.”

Peder Nygaard
Fabrikschef, VOLA 

Kort sagt var der et behov for at have nem, praktisk og hurtig adgang til uopfordrede ansøgninger, og at løsningen de valgte gjorde dem compliant med GDPR. Før de anvendte Talentechs rekrutteringssystem, mistede VOLA mange ansøgninger. De havde sjældent et behov for de uopfordrede ansøgninger, og når der endelig var et behov, så var det for besværligt at tilgå. 

”Det var den store årsag til at få styr på det. GDPR var medvirkende, men den primære årsag var de uopfordrede ansøgninger.”

Peder Nygaard
Fabriksdirektør, VOLA

Den ideelle rekrutteringsløsning for VOLA 

Løsningen til at håndtere de uopfordrede ansøgninger for VOLA var at tage kontakt til Talentech, så deres rekrutteringsproces ikke blot kunne blive systematiseret og overskuelig, men sådan at det også blev sikret, at GDPR blev overholdt, og at alle ansøgere fik rettidige svar.

Takket være VOLA's medarbejderes indsats og Talentechs rekrutteringssystem, så bliver alle deres ansøgninger nu håndteret fuldkommen professionelt. En af de funktioner, som Peder og Line er særligt glade for ved systemet, er rangeringen. 

”Dem, der scorer lavt, får et afslag med det samme. Processen bliver holdt kørende på den måde. Det er nemt og enkelt at arbejde med.”

Line Fasting Bauer
Uddannelseskoordinator, VOLA

Der er masser af ting, man kan bruge rekrutteringssystemet til, men et andet vigtigt aspekt af rekrutteringssystemet, som Peder og Line anvender, er integrationen til jobportaler såsom Jobindex.

”Systemet er sat op til at have en direkte integration til Jobportaler som Jobindex. Vi laver også mere lokale indsatser på grund af stillingstypen. Vi ser på, hvor det giver mening at publicere i forhold til, hvor vi forventer at nå målgruppen.”

Line Fasting Bauer
Uddannelseskoordinator, VOLA

Netop fordi rekrutteringssystemet er så alsidigt, er det også oplagt for VOLA at anvende forskellige funktioner, så de bl.a. kan fokusere på bestemte typer af jobs og så køre forskellige processer alt efter, hvad der er mest optimalt ift. det enkelte job.

Fordelene ved samarbejdet med Talentech

Samarbejdet med Talentech glæder både Line og Peder sig over. Når der er noget, de ønsker svar på, tager de blot fat i supportafdelingen og får den ønskede hjælp, hvor de ligeledes er sikret, at der bliver taget hånd om de praktiske aspekter.

Rekrutteringssystemet har et væld af integrationer ud mod andre systemer, og det er dermed nemt for Line og andre VOLA-medarbejdere at opslå stillinger og håndtere indkomne ansøgninger.

VOLAs fordele ved at anvende Talentechs rekrutteringsløsning er bl.a.:

• Effektiv proces til at publicere stillinger
• Modtagelse og sortering af ansøgninger
• Overblik over ansøgere og typen af stillinger
• Automatiserede processer til kommunikation
• Påmindelser om sletning af kandidatdata og dokumenter (GDPR)
• Kyndig og venlig support

Rangering og påmindelser strømliner processen 

Line fremhæver rangeringsfunktionen i systemet, som har været særligt værdifuld for dem.

”Den er guld værd. Funktionen giver overblik over kandidatfeltet. Man kan tage en hel bunke og sige 'af sted med dem'. Rangeringsfunktionen er nem og hurtig at bruge.”

Line Fasting Bauer
Uddannelseskoordinator, VOLA

Når snakken falder på, hvad der er den største forskel fra før og så til nu, så giver Line udtryk for, at der er sket en synliggørelse af alle ansøgere. Line pointerer, at der førhen var mange ansøgere, som de slet ikke så. Nu er alle ansøgninger synlige og tilgængelige i deres system, som samtidig sørger for at udsende påmindelser omkring opbevaring af data. 

”At få løbende notifikationer er bare den bedste måde at huske at få slettet ting på.”

Line Fasting Bauer
Uddannelseskoordinator, VOLA

Et samarbejde baseret på venlighed og gensidig respekt

Peder og Line er enige i, at samarbejdet mellem VOLA og Talentech har været særligt tilfredsstillende.

”Det var et fint implementeringsforløb med Talentechs konsulent, der kom ud til VOLA. Hun kom fysisk herover, som var en stor fordel, og underviste os i de forskellige funktioner.”

Peder Nygaard
Fabriksdirektør, VOLA

Line deler ligeledes en positiv oplevelse af samarbejdet med Talentechs support, som hun har været i jævnlig kontakt med og ifølge hende er supporten både rar og imødekommende.