HumanTrust digitaliserer referenceprocessen og sikrer et nuanceret billede af kandidaterne

HumanTrust er et af Danmarks førende bureauer inden for rekruttering med kontorer i Aarhus og Horsens. Med udgangspunkt i værdierne tillid, gennemsigtighed og respekt hjælper de kunder i hele landet inden for forskellige typer af brancher og funktioner og på forskellige organisatoriske niveauer.

Refapp hjælper rekrutterende med at indsamle værdifuld 360°-indsigt om kandidaters tidligere præstationer, bløde færdigheder og potentiale med digital referencekontrol. Refapp understøtter en datadrevet, sikker og bias-fri rekrutteringsproces.

Når HumanTrust rekrutterer, er matchet mellem mennesker det vigtigste, og personlighed, indstilling og attitude er det afgørende for matchet. Til at fortælle os om digitalisering af referenceprocessen med systemet Refapp har vi interviewet Peter Bang Fasting Bauer, Headhunter og grundlægger af HumanTrust. 

Hvordan startede jeres behov?

”Vi har været igennem et digitaliseringsprojekt for et års tid siden, hvor vi undersøgte, hvor meget vi kan digitalisere vores rekrutteringsproces. Efter at have fået Refapp præsenteret, integreret og set hvad det gør ved vores rekrutteringsproces, vil jeg anbefale at tage referencer digitalt. Med digital referencetagning bliver man mindre forudindtaget, sparer tid og får et langt mere nuanceret billede af kandidaterne.”

Peter Fasting Bauer
Headhunter & Grundlægger, HumanTrust

En kombination af Talent Recruiter og Refapp

Referencetjek i klassik forstand foregår ved, at den rekrutteringsansvarlige kontakter og stiller spørgsmål til personer, der kan give pålidelig information om kandidaten. Formålet med referencetjekket er at sikre at de oplysninger, der er kommet frem i de andre udvælgelsestrin, er korrekte. Derudover suppleres oplysninger, der allerede er indsamlet for at få et endnu klarere billede af kandidaten.

Ved at stille spørgsmål til andre end kandidaten selv, kan man få ny indsigt i kandidatens værdier, arbejdsindsats, udviklingspotentiale og egenskaber. Disse indsigter kan også tjene som grundlag for en vellykket onboarding af den nye medarbejder.

I Peters verden er referencer et af elementerne i den perfekte rekrutteringsproces. ”Referencer binder rekrutteringen sammen. Det er den sidste sløjfe, hvor de oplevelser, vi har haft i løbet af hele processen, bliver fuldendt. Hos HumanTrust bruger vi 90 procent af tiden i rekrutteringen på at snakke om fremtiden. Referencerne er det element, der sikrer, at man ikke misser noget fra fortiden, der kan have betydning for en kommende ansættelse”, fortæller Peter Bauer.

Fra mundtlige referencer til digital understøttelse

Med Refapp udføres referencetjekket digitalt. Spørgeskemaer sendes til referencerne, som besvarer dem via computer eller mobiltelefon. Fordelene ved digitale referencer er, at processen bliver effektiv, standardiseret med en højere validitet og uden kognitiv bias. Hvis der er tvivlsspørgsmål eller elementer, der skal uddybes, supplerer HumanTrust det digitale referencetjek med et opkald til referencen.

Peter uddyber; ”Med Refapp får man en samlet rapport med oplysninger, og vi har oplevet, at kunden har bedt om rapporten. Der synes jeg det er enestående at kunne dokumentere denne del af processen. Rapporten viser blandt andet, hvad man skal være særligt opmærksom på. Er der, eksempelvis en reference, der skriver, at kandidaten er en hurtig starter, så kan man sikre, at der tages hensyn til dette i medarbejderens onboardingforløb.” 

Refapp højner kvaliteten

HumanTrust har brugt deres eksisterende spørgeramme til referencer, forfinet den og derudfra formet deres templates i Refapp.

Om det siger Peter; ”Det er en kæmpe fordel at kunne understøtte referencer digitalt, fordi det giver så mange flere vinkler på kandidaterne. Og så oplever vi, at referencerne giver langt mere information og mange gode oplysninger om kandidaterne.”

Peter understreger, at muligheden for at vurdere kandidaterne på flere forskellige områder, giver et rigtig godt grundlag for dialog med kandidaten under anden samtalen; ”Jeg er faktisk blevet overrasket over, hvor meget referencerne skriver om kandidaten. Det er tydeligt, at referencerne bruger meget tid på at skrive, vurdere og uddybe svarene.”

Derfor skal du digitalisere referenceprocessen

For HumanTrust er GDPR vigtigt, og det giver dem tryghed, at de ved, at referencerapporten opbevares sikkert på kandidatens profil. Når HumanTrust ikke længere må opbevare kandidatens data, bliver denne del af data automatisk slettet sammen med resten af kandidatens data.

Udover det er der flere fordele i forhold til at drive en fordomsfri rekrutteringsproces. ”Med digital referencetagning kan vi arbejde langt mere fordomsfrit. Jeg troede selv at jeg var langt mindre forudindtaget, end det viste sig. Når jeg har stillet spørgsmål, kan det have skinnet igennem, hvem der var min favorit blandt kandidaterne, hvilket helst ikke må forekomme."

Et argument mere for at få sin referenceproces digitalt understøttet er den større viden, man får om kandidaten. Tidligere tog HumanTrust to til tre referencer, men nu kan de bede om fem, så man kan få referencer fra de to seneste chefer, én kandidaten har været i ledergruppe med, en medarbejder som har refereret til kandidaten og evt. en samarbejdspartner. Ingen af referencerne ved, hvor mange referencer der tages, men rapporten bliver unik, da man får mange vinkler på. Jo større bredde man får, jo mere nuanceret bliver billedet af kandidaten.

Tiden kan ikke være et argument for at lade være med at tage referencer længere, da den rekrutteringsansvarlige blot skal trykke på en knap, så bliver der genereret en mail til kandidaten der så skal informere om referencerne. Derefter sendes der mail ud til referencerne, som de kan udfylde, når det passer dem. Alt dette sker digitalt, så man nemt kan trække rapporten med et enkelt klik.

”Hos HumanTrust sparer vi tid på at tage referencer, og tilgængeligheden til referencerne er blevet langt større, fordi referencerne kan udfylde skemaet når det passer dem. Svarprocenten er høj, og referencerne går mere i dybden. For os har digital referencetagning simpelthen betydet mere værdi på mindre tid.” slutter Peter.